Di norma, i cittadini non fanno altro che lamentarsi della Pubblica Amministrazione con frasi del tipo: "Chissà quanto ci sarà costato quel lavoro?", oppure: "Chissà la mia pratica a che punto si trova..." e via dicendo. Molti di questi, o meglio la stragrande maggioranza, ignorano di fatto l’esistenza di uno strumento importante, che consente loro di avere accesso in qualsiasi momento ad un atto amministrativo pubblico, al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale, diritto tra l’altro riconosciuto a chiunque vi abbia interesse diretto e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. Questo articolo di certo non vuole essere una guida, ma punta a facilitare e stimolare la sensibilità di chiunque necessiti di un informazione di questo tipo. La trasparenza amministrativa consiste, nella sua accezione più ampia, nell’assicurare la massima circolazione possibile delle informazioni, sia all’interno del sistema amministrativo, sia fra quest’ ultimo ed il mondo esterno. Quindi, dovrebbe diventare una buona abitudine dei cittadini quella di chiedere conto di come vengono utilizzati i propri soldi o della situazione dei propri atti amministrativi. L’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri economici, di efficacia, di pubblicità e di trasparenza, secondo le modalità dei principi dell’ordinamento comunitario art. 1 legge 241/90 (modificata e integrata dalla Legge 15/2005). E’ evidente come la norma apporti importanti modifiche nei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e i diritti dei cittadini. Non solo, essa determina, a mio avviso, un efficace strumento di garanzia che pone ambedue le realtà giuridiche sullo stesso piano del rapporto diritto/dovere. Infatti, non solo è previsto il diritto di prendere visione degli atti di un procedimento, ma anche che l’attività amministrativa debba ispirarsi al principio di trasparenza, inteso come accessibilità alla documentazione dell’amministrazione o ai riferimenti da questa ultima utilizzata nell’assumere una determinata posizione. Ciò consente ai cittadini non solo di veder garantiti i propri diritti nei confronti dell’amministrazione pubblica, ma anche di aver diritto ad un’informazione qualificata, ad accedere ai documenti amministrativi al fine di conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività si svolge. Ovviamente, bisogna chiarire al cittadino che ritiene utile l’utilizzo di queste norme, cosa sia un documento amministrativo. E’ considerato tale ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto d’atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse. Inoltre, nell’esercizio di questo diritto, il cittadino può esaminare gratuitamente i documenti amministrativi, e nel caso in cui chiedesse il rilascio di una copia dei documenti (o di un estratto di essi), la consegna può essere subordinata soltanto al rimborso del costo di riproduzione, eccetto diverse disposizioni (bolli, diritti di ricerca...). Essendo una pratica poco diffusa in alcune realtà della Pubblica Amministrazione, potrà capitarvi di trovare un interlocutore che avrà difficoltà a comprendere le richieste che avanzerete, ma cercate con molta pazienza di non demordere e istruire se necessario attraverso una adeguata spiegazione, l’addetto che vi troverete di fronte, illustrandogli cos’è il diritto di accesso. In effetti il diritto di accesso è il potere/diritto degli interessati, di richiedere di prendere visione ed eventualmente, ottenere copia dei documenti amministrativi, ai sensi dell’art. 22 della Legge 241/90 che recita più o meno la seguente formula: “Al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale, è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse diretto, concreto e attuale per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi” ed in relazione a ciò sono previste due modalità di accesso (ex DPR 352/92). Le due modalità sono l’accesso formale e quello informale, che ovviamente presentano ognuno caratteristiche diverse e ben distinte:

Accesso Informale: si esercita mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o che lo deterrà stabilmente.
Le pubbliche amministrazioni, al fine di facilitare i rapporti con i cittadini, e quindi l’accesso, hanno istituito un apposito ufficio: l’ Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP). La richiesta è esaminata senza formalità ed immediatamente. E’ utile per acquisire quindi informazioni nell’immediato, ma non garantisce la possibilità di poter dimostrare in futuro quanto affermato, quindi è di difficile smentita.

Accesso Formale : Il cittadino può sempre presentare una richiesta formale, compilando un apposito modulo che l’amministrazione può aver istituito, oppure scrivendo l’istanza autonomamente inviandola tramite A/R, oppure depositandola all’ufficio Protocollo dell’amministrazione

In ogni caso, l’ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta, così come previsto dal DPR 352/92 (art. 4 comma 2). E’ possibile però che sia l’amministrazione stessa a richiedere di presentare formale istanza; ciò si verifica se non è possibile accogliere immediatamente la richiesta in via informale; oppure se ci sono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sull’identità o i poteri rappresentativi. Rispetto all’accesso informale offre una garanzia maggiore, anche se richiede più tempo: si ha nero su bianco l’indicazione richiesta, ha valore di atto pubblico (oppure è più esatto dire che ha valore legale) e può essere utile per rivendicare un diritto disatteso o per controbattere l’affermazione dell’amministrazione. Ecco, appunto, rivendicare un diritto disatteso: quante volte, in noi, questo pensiero ha cercato di prendere forma per poi sfumare in preda ad un depresso stato d’animo nella convinzione di non poter far nulla contro la disarticolata macchina della Pubblica Amministrazione? E’ qui che si fonda la chiave dell’interpretazione della Pubblica Amministrazione, cioè nella sicurezza che il cittadino, preso da questo senso di sconforto, demorda dai propri intenti, sentendosi già sconfitto. E’ utile ricordare che il diritto di accesso si esercita nei confronti di amministrazioni dello Stato, aziende autonome, enti pubblici e concessionari di servizi pubblici. E che tale accesso rimane comunque escluso per i documenti coperti da segreto di Stato, nonché nei casi di divieto di divulgazione, secondo quanto previsto dall’ordinamento. Pertanto, e’ compito delle amministrazioni individuare gli atti conoscibili e quelli che necessitano di essere tutelati (da tenere presente che le P.A. possono differire l’accesso ai documenti richiesti fino a quando la conoscenza degli stessi determinasse un impedimento per il regolare svolgimento dell’azione amministrativa). Chi ad esempio svolge un’attività di pubblica utilità come ad esempio un Associazione o un Comitato di Quartiere, o qualsiasi Comitato portatore di interesse pubblico o diffuso può trovare nell’ottica di questa dinamica un valido alleato per perseguire chiarezza e trasparenza sull’operato della Pubblica Amministrazione, infatti come già descritto tutti i soggetti (cittadini, associazioni,imprese, ecc.) che dimostrino di avere un “interesse giuridicamente rilevante” nei confronti dell’atto oggetto dell’accesso, possono ai sensi dell’art. 9 del DPR 352/92 esercitare questo diritto, che comunque ad ogni richiesta va validamente e debitamente motivato. In tutto questo gioca ovviamente un ruolo importante la tempistica, con il quale l’amministrazione è tenuta a rispondere. La Legge 241/90 prevede che le pubbliche amministrazioni determinino per ciascun tipo di procedimento, il termine entro cui esso deve concludersi, con apposita disciplina, e laddove non abbiano provveduto in tal senso, la scadenza è di norma di 90 giorni.(Legge 15/2005). Quindi, il limite di 90 giorni è solo indicativo, in quanto l’amministrazione stessa può aver emanato un regolamento che stabilisca periodi di tempo diversi, a tal proposito per avere conferme o informazioni di tali tempistiche entro cui dovrà pronunciarsi l’amministrazione, si può far riferimento all’URP, chiedendo eventualmente, anche di poter visionare la pubblicazione che riporta l’indicazione dei tempi del procedimento. Ovviamente, i termini devono essere calcolati a partire dal momento in cui l’ufficio competente ha ricevuto la domanda (in caso di A/R dal giorno in cui ha firmato per avvenuta ricezione) e qualora il cittadino non avesse individuato ed indirizzato l’istanza all’ufficio competente, sarà quest’ultimo a dover trasmettere la domanda al soggetto giusto e di questa trasmissione dovrà dare comunque comunicazione all’interessato. ( DPR 352/92 art 4 comma 3). Potrà capitarvi di non avere risposte ai quesiti posti, in relazione ad un atto o un procedimento, ma la Legge 241/90 stabilisce che trascorsoil termine previsto dalla vigente normativa, la domanda si intende accettata perfezionando il cosiddetto silenzio-assenso Legge 15/2005. A questo punto, grande importanza va data all'autocertificazione, infatti viene previsto che nel caso in cui l'interessato dichiari: fatti, condizioni e qualità attestati in documenti già in possesso delle Pubbliche Amministrazioni, gli stessi devono essere acquisiti d'ufficio presso le amministrazioni depositarie. L’eventuale dichiarazione dell'interessatovienerichiesta soloper l'acquisizione di elementi necessari alla ricerca dei documenti. In conclusione, una delle esigenze sociali più sentite è quella di aiutare i cittadini a difendere i propri diritti nei confronti di una burocrazia sempre più farraginosa e complessa, figlia di una Pubblica Amministrazione indolente: prendiamone atto e facciamo qualcosa.